CHÍNH SÁCH RIÊNG TƯ ADAHUB: KẾT NỐI CHATGPT VÀ TRỢ LÝ AI
1. Đơn vị vận hành và phạm vi áp dụng
Kết nối Adahub với ChatGPT và các trợ lý AI khác thông qua plugin, ứng dụng tích hợp hoặc giao thức Model Context Protocol (MCP), sau đây gọi chung là "Kết nối AI", do CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP ETRON ("ETRON", "Chúng tôi") cung cấp và vận hành.
Mã số thuế: 0110415751
Người đại diện: Đỗ Văn Bằng
Trụ sở chính: Số nhà 66 Hẻm 89/36/2 phố Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội
Website: https://adahub.vn và https://ucall.vn
Email: contact@etron.vn
Hotline: 0249 9999 468
Chính sách này bổ sung cho Chính sách bảo mật Adahub. Chính sách này áp dụng riêng cho dữ liệu được xử lý qua Kết nối AI. Nếu có khác biệt giữa hai văn bản, nội dung của chính sách này được ưu tiên áp dụng cho Kết nối AI.
Kết nối AI dành cho người dùng doanh nghiệp đã có tài khoản Adahub. Dịch vụ không hướng tới trẻ em và không dành cho người dưới 18 tuổi.
Việc xử lý dữ liệu tại nhà cung cấp trợ lý AI (ví dụ OpenAI) tuân theo chính sách riêng tư, điều khoản và cài đặt áp dụng cho tài khoản của người dùng tại nhà cung cấp đó.
2. Các nhóm dữ liệu chúng tôi xử lý
Tùy theo tác vụ người dùng yêu cầu và quyền đã được cấp, Kết nối AI có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:
- Thông tin tài khoản và tổ chức: tên, email, mã người dùng, doanh nghiệp hoặc workspace, vai trò và thông tin phân quyền.
- Dữ liệu CRM: thông tin khách hàng, người liên hệ, doanh nghiệp, cơ hội bán hàng, đơn hàng, công việc, lịch hẹn, cùng các trường dữ liệu và tùy chọn thuộc tính do doanh nghiệp cấu hình.
- Dữ liệu hội thoại đa kênh: danh sách kênh chat, cuộc hội thoại, nội dung tin nhắn và trạng thái đã đọc trên các kênh mạng xã hội và nhắn tin mà doanh nghiệp đã kết nối với Adahub.
- Thông báo và lịch: thông báo trong Adahub, thông tin về các kết nối Google Calendar của người dùng.
- Dữ liệu yêu cầu và kết quả: các tham số trợ lý AI gửi đến công cụ, ví dụ từ khóa tìm kiếm, bộ lọc hoặc nội dung cần tạo/cập nhật, và kết quả công cụ trả về.
- Dữ liệu kỹ thuật (nhật ký): thời điểm gọi công cụ, tên công cụ, mã người dùng và workspace, trạng thái thành công hoặc lỗi, thời gian xử lý và địa chỉ IP của yêu cầu. Nhật ký không lưu nội dung kết quả mà công cụ trả về.
Không phải mọi nhóm dữ liệu đều được truy cập trong mỗi lần sử dụng. Mỗi yêu cầu chỉ xử lý dữ liệu cần cho tác vụ đó, trong phạm vi quyền của người dùng.
3. Cách dữ liệu được trao đổi
Khi người dùng yêu cầu trợ lý AI thực hiện một tác vụ liên quan đến Adahub, trợ lý AI gửi yêu cầu cùng các tham số cần thiết đến máy chủ Kết nối AI. Hệ thống kiểm tra danh tính và quyền truy cập, thực hiện tác vụ, rồi trả kết quả về cho trợ lý AI.
Kết quả có thể chứa dữ liệu CRM hoặc dữ liệu cá nhân cần cho tác vụ. Dữ liệu này được chuyển tới nhà cung cấp trợ lý AI và có thể hiển thị trong cuộc trò chuyện của người dùng.
Chúng tôi chỉ xử lý những nội dung mà trợ lý AI chủ động gửi đến cho từng tác vụ. Chúng tôi không yêu cầu, thu thập hay tái dựng lịch sử trò chuyện của người dùng với trợ lý AI.
4. Mục đích sử dụng
Chúng tôi sử dụng dữ liệu để:
- Xác thực tài khoản và kiểm tra quyền truy cập.
- Tra cứu, tìm kiếm, lọc, tổng hợp và trình bày thông tin theo yêu cầu của người dùng.
- Thực hiện thao tác người dùng yêu cầu: tạo, cập nhật hoặc xóa dữ liệu CRM; gửi tin nhắn trên kênh chat đã kết nối; đánh dấu hội thoại đã đọc.
- Duy trì dịch vụ, bảo vệ hệ thống, phát hiện truy cập trái phép và xử lý sự cố.
- Thực hiện nghĩa vụ hợp đồng và yêu cầu của pháp luật.
5. Cấp quyền và giới hạn thao tác
Người dùng phải đăng nhập tài khoản Adahub và đồng ý cấp quyền qua luồng xác thực OAuth của Kết nối AI. Màn hình cấp quyền cho biết những quyền Kết nối AI yêu cầu.
Kết nối AI hoạt động trong giới hạn tài khoản, doanh nghiệp hoặc workspace, vai trò và phạm vi quyền của người dùng trong Adahub. Người dùng không thể truy cập qua Kết nối AI những dữ liệu mà họ không được xem trong Adahub.
Đối với các thao tác thay đổi dữ liệu:
- Xóa và cập nhật hàng loạt được thực hiện theo hai bước. Hệ thống tạo bản xem trước danh sách bản ghi bị ảnh hưởng, và thao tác chỉ được thực hiện sau khi người dùng xác nhận.
- Gửi tin nhắn tới khách hàng qua kênh chat là thao tác gửi ra bên ngoài và không thể thu hồi. Thao tác này chỉ được thực hiện theo yêu cầu rõ ràng của người dùng, và ChatGPT sẽ hỏi xác nhận trước khi gửi.
Người dùng chỉ nên yêu cầu xử lý dữ liệu mà mình có quyền truy cập và chia sẻ. Khi tác vụ liên quan đến dữ liệu của khách hàng, nhân viên hoặc cá nhân khác, doanh nghiệp sử dụng Adahub chịu trách nhiệm bảo đảm việc xử lý có căn cứ hợp pháp.
6. Bên nhận dữ liệu và địa điểm xử lý
Dữ liệu cần cho tác vụ có thể được chia sẻ với các nhóm bên nhận sau:
| Bên nhận | Dữ liệu nhận | Mục đích |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp trợ lý AI mà người dùng chọn (với ChatGPT là OpenAI) | Kết quả công cụ cần cho tác vụ | Hiển thị và xử lý trong cuộc trò chuyện của người dùng |
| Nền tảng nhắn tin và mạng xã hội mà doanh nghiệp đã kết nối với Adahub | Nội dung tin nhắn người dùng yêu cầu gửi | Gửi tin nhắn tới khách hàng |
| Nhà cung cấp hạ tầng điện toán đám mây, lưu trữ và bảo mật của ETRON | Dữ liệu được lưu trữ hoặc truyền qua hệ thống | Vận hành, lưu trữ và bảo vệ dịch vụ |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Dữ liệu theo yêu cầu hợp pháp | Tuân thủ pháp luật |
Dữ liệu chuyển tới nhà cung cấp trợ lý AI có thể được xử lý ngoài Việt Nam, bao gồm tại Hoa Kỳ. ETRON thực hiện các thủ tục chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
7. Lưu trữ và xóa dữ liệu
| Nhóm dữ liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Dữ liệu gốc trong Adahub CRM | Trong thời gian doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Xóa trong vòng 30 ngày sau khi hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu xóa của doanh nghiệp. |
| Nhật ký Kết nối AI | 90 ngày, sau đó tự động xóa. |
| Dữ liệu tạm khi xử lý yêu cầu | Chỉ tồn tại trong thời gian xử lý yêu cầu. Chúng tôi không lưu bộ nhớ đệm kết quả công cụ. |
| Mã truy cập (token) cấp quyền kết nối | Đến khi hết hạn, người dùng ngắt kết nối hoặc quyền bị thu hồi. Bị vô hiệu ngay khi thu hồi. |
| Bản sao lưu | Lưu xoay vòng tối đa 30 ngày. Dữ liệu đã xóa sẽ không còn trong bản sao lưu sau tối đa 30 ngày. |
Dữ liệu có thể được giữ lâu hơn khi cần để thực hiện nghĩa vụ pháp luật, giải quyết tranh chấp hoặc điều tra sự cố an ninh, và chỉ trong phạm vi cần cho mục đích đó.
Dữ liệu đã chuyển tới nhà cung cấp trợ lý AI được lưu trữ theo chính sách của nhà cung cấp đó. Người dùng quản lý dữ liệu này, ví dụ xóa cuộc trò chuyện, trong tài khoản của mình tại nhà cung cấp.
8. Ngắt kết nối và quyền của người dùng
Tự ngắt kết nối: người dùng có thể ngắt kết nối Adahub bất kỳ lúc nào trong phần cài đặt ứng dụng đã kết nối của ChatGPT. Sau khi ngắt kết nối, mã truy cập không còn hiệu lực và trợ lý AI không thể truy cập Adahub nữa.
Yêu cầu hỗ trợ: người dùng có thể gửi email tới contact@etron.vn để:
- thu hồi quyền Kết nối AI,
- truy cập, chỉnh sửa, cập nhật hoặc xóa dữ liệu cá nhân,
- phản đối hoặc hạn chế xử lý, hoặc rút lại sự đồng ý.
Trong email, vui lòng nêu rõ tài khoản và workspace liên quan. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc khóa API.
Chúng tôi xác nhận tiếp nhận yêu cầu trong vòng 3 ngày làm việc và xử lý trong thời hạn pháp luật quy định. Chúng tôi có thể xác minh danh tính và thẩm quyền trước khi thực hiện. Với dữ liệu ETRON xử lý thay mặt doanh nghiệp khách hàng, chúng tôi có thể cần phối hợp với quản trị viên của doanh nghiệp đó.
Ngắt kết nối không đồng nghĩa với việc xóa dữ liệu gốc trong Adahub, nhật ký được lưu theo mục 7, hoặc nội dung đã chuyển tới nhà cung cấp trợ lý AI. Yêu cầu xóa cần được gửi riêng tới từng bên.
9. Bảo mật và dữ liệu không được xử lý
Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo vệ sau cho Kết nối AI:
- Mã hóa đường truyền bằng HTTPS/TLS.
- Xác thực bằng OAuth. Kết nối AI không yêu cầu và không lưu mật khẩu Adahub.
- Kiểm tra quyền truy cập theo vai trò cho từng yêu cầu.
- Cách ly dữ liệu giữa các doanh nghiệp và workspace.
- Ghi nhật ký truy cập để phát hiện và xử lý truy cập bất thường.
Kết nối AI không được thiết kế để thu thập hoặc xử lý các loại dữ liệu sau, và người dùng không nên yêu cầu xử lý chúng:
- Thông tin thẻ thanh toán (dữ liệu thuộc phạm vi PCI DSS).
- Thông tin sức khỏe được bảo vệ.
- Số định danh do nhà nước cấp, như số CCCD, CMND, hộ chiếu. Các trường CRM chứa thông tin này được loại khỏi kết quả trả về qua Kết nối AI.
- Mật khẩu, mã OTP, khóa API và các thông tin xác thực bí mật khác.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm khác chỉ được xử lý khi thật sự cần cho tác vụ người dùng yêu cầu và có căn cứ hợp pháp theo quy định pháp luật.
10. Liên hệ và cập nhật chính sách
Mọi câu hỏi và yêu cầu về quyền riêng tư liên quan đến Kết nối AI xin gửi tới:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP ETRON
Email: contact@etron.vn (tiêu đề gợi ý: "Yêu cầu quyền riêng tư – Kết nối AI Adahub")
Hotline: 0249 9999 468
Website: https://adahub.vn
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Bản mới được công bố tại trang này cùng ngày "Cập nhật lần cuối". Với thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo qua email tới quản trị viên tài khoản doanh nghiệp và trên website ít nhất 7 ngày trước khi thay đổi có hiệu lực. Những thay đổi cần sự đồng ý mới chỉ được áp dụng sau khi người dùng đồng ý.